sexta-feira, 30 de junho de 2017

Robôs para automação de tarefas

Quando se fala em automação de processos organizacionais, ou processos de negócio, é comum se pensar em uma classe de sistemas de informação identificada como BPMS (Business Process Management Suite). Uma solução BPMS é composta por um conjunto de módulos de software projetados para apoiar a definição, a modelagem, a execução e o acompanhamento dos processos. Ou seja, um instrumento para centralizar a gestão dos processos.

Mas, colocar um processo na garagem de um BPMS nem sempre é fácil. Em geral implica em seguir um caminho que demanda recursos consideráveis:

- primeiro, é preciso modelar o processo de forma que possa ser tratado pelo BPMS, por exemplo: produzindo um modelo gráfico do processo na notação BPMN, padrão de mercado atual;

- depois, esse modelo precisa ser complementado com todos os detalhes que serão necessários para o processo realmente funcionar no BPMS, por exemplo: os campos de tela que serão preenchidos pelos usuários, as regras para entrada e validação dos dados, as regras para mobilização e acesso dos usuários etc.;

- a seguir, também será necessário definir e implementar as integrações entre o BPMS e os outros sistemas corporativos utilizados pela organização no apoio ao processo de negócio;

- finalmente, será necessário revisar os procedimentos operacionais e treinar as equipes envolvidas nos processos para adequação das novas formas de trabalho.

Como consequência, independentemente da complexidade de cada processo de negócio, sua implementação em um BPMS é um empreendimento complexo e demorado, submetido a riscos não desprezíveis que podem resultar em custos e atrasos não previstos e, não raro, em projetos fracassados. Ao mesmo tempo, na maioria das organizações existe um conjunto indeterminado de aplicações que são usadas para apoiar a execução de processos organizacionais, mas não possuem visibilidade e prioridade suficiente para justificar um projeto de BPMS. E as dificuldades para adequar essas aplicações às mudanças no ambiente de negócios acabam resultando em barreiras que prejudicam a agilidade dessas organizações. Assim, não deve surpreender que tenham surgido e prosperado alternativas menos ambiciosas e mais simples, que possibilitam alcançar o benefício da automação sem o risco de alterar os sistemas existentes e provocar consequências imprevistas.

Uma alternativa é a solução chamada RPA (Robotic Process Automation). Apesar do termo robô poder lembrar máquinas que se movimentam pelo escritório, uma solução RPA é um produto de software. O nome robô refere-se apenas a que o software é configurado para reproduzir as ações realizadas por uma pessoa ao executar um determinado trabalho.

As soluções RPA são especialmente adequadas para automação de tarefas que envolvem entradas de dados repetitivas, aqueles procedimentos conhecidos como “copia e cola”, onde uma pessoa lê dados da tela de um sistema para copiá-los na tela de outro sistema, eventualmente fazendo algum ajustes e complementações (por exemplo: copiando dados de um sistema legado para um ERP). O RPA interage com os sistemas da organização exatamente como faria uma pessoa, só que mais rápido e sem erros de cópia ou digitação. Pessoas precisam ser acionadas apenas para resolver exceções não previstas.

Como o RPA acessa os sistemas através da interface de usuário, igual um usuário humano, não é necessário desenvolver ou alterar funcionalidades dos sistemas existentes. Ou seja, para implementar uma solução com RPA não é necessário qualquer intervenção na lógica de programação dos sistemas existentes, basta seguir os critérios e regras de acesso, segurança e auditoria já estabelecidos para os usuários humanos.

O conceito básico do RPA certamente não é novo. Afinal, há várias décadas que usamos aplicações para captura de dados e conteúdo de telas de outros sistemas. Talvez o exemplo mais visível sejam os produtos que possibilitam acessar sistemas legados no “mainframe” através de uma tela no computador pessoal. Entretanto, até alguns anos atrás era uma tecnologia limitada e bastante frágil, que dependia de programação para se adaptar à tela alvo da captura. Com tecnologia mais moderna, os atuais produtos RPA são mais robustos e, talvez a principal diferença, a adequação às telas e dados é feita através de configuração gráfica sem necessidade de programação. Com esses avanços, as soluções RPA saíram dos antigos nichos para se candidatar como uma ferramenta da gestão de processos.

Por exemplo, uma operadora de telecomunicações utiliza RPA para automação de diversas atividades de back-office que demanda o acesso a múltiplos sistemas corporativos, tais como a troca de cartões SIM, desbloqueio de aparelhos e migração de clientes de um plano a outro. Na área bancária, um banco usa RPA em atividades de detecção de fraudes, monitoramento de risco e abertura de contas.

Em função da menor complexidade, os produtos RPA se aproximam mais da promessa, não cumprida pelas soluções BPMS,  de possibilitar uma implementação sem necessidade de programação. A facilidade de uso possibilita que usuários do negócio sejam treinados nos procedimentos para configurar um RPA utilizando apenas funcionalidade gráficas que definem a sequência de acesso de telas e teclas a serem pressionadas.

Resumindo, o RPA é uma solução para automação de procedimento sem interferir no desenho do processo. Ela não substitui o BPMS, apenas o complementa possibilitando aumentar o nível de automação nos casos onde não se justifica o orçamento e esforço típicos de um BPMS.

Em alguns casos, o RPA pode também ser usado como instrumento agilizador em um projeto BPMS, antecipando o atendimento a demandas de interoperabilidade e integração com sistemas existentes.  

E até o próximo post.

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